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A informação é um ativo crítico para qualquer organização.
Diariamente, são gerados e partilhados documentos, emails, relatórios, contratos,
formulários e outros conteúdos essenciais à operação.
Quando essa informação está dispersa por diferentes suportes — papel, caixas de
email, pastas de rede ou aplicações isoladas — surgem ineficiências, perdas de
tempo e riscos operacionais.
Com o Filedoc, a sua organização passa a dispor de um sistema centralizado que reúne,
estrutura e protege toda a informação, garantindo acesso rápido, controlo rigoroso e
integração com os processos de negócio.
A gestão documental está presente em praticamente todas as atividades do dia a dia. Desde a consulta de um contrato à aprovação de um pedido, a eficiência depende diretamente da forma como a informação está organizada.
- Dispersão de documentos: Informação distribuída por papel, emails,
anexos de ERP, pastas partilhadas ou equipamentos individuais.
- Equipas distribuídas: Colaboradores em diferentes localizações ou em
teletrabalho, com dificuldade em aceder à mesma informação.
- Falta de organização e critérios uniformes: Estruturas inconsistentes que
dificultam a pesquisa e comprometem a qualidade dos dados.
- Gestão ineficaz de versões: Existência de múltiplas versões do
mesmo documento, sem controlo sobre qual é a mais atual.
- Riscos de segurança e conformidade: Acessos indevidos, ausência de rastreabilidade e
vulnerabilidade à perda de informação.
- Processos dependentes de papel: Fluxos lentos, pouco eficientes e difíceis de
monitorizar.
Uma solução de gestão documental permite ultrapassar estes desafios, garantindo que
toda a informação está disponível, segura e alinhada entre equipas,
independentemente da sua localização.
O Filedoc funciona como um repositório central inteligente, onde toda a informação é organizada e integrada nos processos da organização.
Permite recolher informação a partir de múltiplas origens:
-Digitalização de documentos físicos
-Importação de ficheiros e anexos
-Integração com ferramentas como Outlook, Word ou Excel
-Submissão através de portais externos
-Formulários online
-Aplicação móvel (captura por fotografia)
Cada documento é automaticamente classificado e organizado segundo regras definidas.
A informação passa a seguir critérios uniformes:
-Tipos documentais definidos
-Templates normalizados
-Campos obrigatórios e validações automáticas
-Numeração sequencial
-Regras de acesso e retenção
Resultado: mais rigor, menos erros e maior qualidade da informação.
Localize qualquer documento em segundos através de:
-Pesquisa por conteúdo
-Filtros por metadados (data, tipo, entidade, autor, etc.)
-Combinação de critérios
-Pesquisa em anexos, notas e versões
A informação deixa de estar “escondida” e passa a estar sempre acessível.
Os documentos podem seguir circuitos definidos:
-Revisão e aprovação
-Validação e assinatura
-Distribuição e decisão
Com benefícios claros:
-Redução de tempos de resposta
-Controlo de prazos
-Registo de todas as ações
-Eliminação do papel
A informação é protegida com:
-Controlo de acessos por perfil ou função
-Registos completos de auditoria
-Autenticação segura
-Assinatura eletrónica
-Políticas de confidencialidade
Sabe sempre quem acedeu, alterou ou partilhou cada documento.
O Filedoc integra-se com:
-ERP
-CRM
-Sistemas de Recursos Humanos
-Portais internos e externos
Evita duplicação de informação e garante consistência entre sistemas.
O Filedoc adapta-se a diferentes áreas da organização:
-Gestão de contratos e adendas
-Controlo de prazos
-Assinaturas eletrónicas
-Compras
-Processos de consulta e adjudicação
-Gestão documental de fornecedores
-Direção
-Documentação estratégica
-Informação confidencial
-Suporte à decisão
-Operações
-Documentação técnica
-Ordens de trabalho
-Relatórios de intervenção
